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如何正确使用工作中的“deadline”?
时间:2015-10-08   点击量:

你有过这种体验吗?当为了准备考试去学习一本书的时候,专门挑选重点的定义以及中心条目去看,囫囵吞枣一阵狂背,在自我感觉非常良好的时候,决定看看佐例,看完之后真心觉得不错,意外发现这本书还有很多可以慢慢品尝的地方。这时候心里面升起一个念头:考试完了这本书可以休闲的好好看看了,没有任何压力就像看小说一样。但后来发生的事情我们往往能够预料到----考试完再也没有拾起过这本书。

面对这种无言的结局,我能够这样解释:没有了目的性或者时间期限要求,我们的心态放松了,但是实际的行动却减少了。

一、最后期限激发创造潜力

最后期限的感觉通常是:过程中一直担心怎么办,但是结果还是出来了。在工作中有同事在领导布置任务后担心做不出来,到了交付的日期,他很顺利的把工作结果展示出来;有同事一直都不会动手,且不知道怎么下手,到了要求的日期前一天的时候,豁然开朗,刷刷两下就能把事情完成。

我们受到期限的“额外照顾”,迸发出来的特别潜能。这种潜力的效果类似于母亲在楼下空手接住楼上掉下来的孩子的精准判断力,摔倒时摆出奇特的姿势保护头部的运动力,遇到野狗的时候自己都惊讶的长跑以及爆发力,这些潜力我们很难在没有最后期限的情况挖掘出来并好好的利用。

那最后期限在这里扮演的是么子角色。如果是一个小球停滞不前,从物理的受力角度来说的话,我们需要足够大的一个拉力或者足够大的一个推力,抑或一个较小的拉力和推力,和一个支撑力。当我们在某件事情上面停滞不前的时候,我们首先需要的是基础的能力作为支撑,其次就是前方的诱惑,再者还有后方的压力,我认为最后的期限扮演了一个足够大的推力的作用,大到没有拉力的时候我们也可以快速推进。

在我们满足基本能力的情况下,预期奖赏又没那么吸引人的时候(具备挑战精神的人另当别论,通常的每一个工作琐事不具备奖励的条件),最后期限这个推力产生巨大的动力,真心能帮助我们在短时间完成了任务。

二、如何活用“期限”

最后期限对我们来说是一种压力,我们的直接感受可能是焦虑,将这种“有害焦虑”好好的利用,那又有另外一番景象了。有的人说化压力为食欲。(身体倍棒,工作也有劲了),有的人说把压力转化为协作(既解决了问题,又收获了战斗友谊),我们今天来说说是怎么将压力转化为动力。

把期限当做一个因素,来进行动机水平的管理。如果最后期限是动力的话,活用这部分动力,也许能给我们带来意向不带的效果。要活用这份动力,第一步要做的是分辨清楚事件的状态,究竟是特别复杂的事情,还是比较简单的工作,还是中等难度的工作,其次要从动机水平来考虑不同的事情采用什么样的期限管理。

耶克斯-多德森定律里面说,解决简单的事情的时候要保持很高的动机水平,这个时候效率非常高;处理难度适中的事情要保持中等的动机水平,会表现出最高的效率水平;处理困难的事情时要保持较低的动机水平,会表现出最高的效率水平。

按研究的结果来说,我们首先搞清楚事情的复杂情况,将手上的事情按照复杂性进行排序(变量多的复杂,步骤多的复杂,未接触过的复杂,细节丰富的复杂)。如果事情非常复杂,需要降低我们的动机水平,期限越是紧迫,我们对复杂事件的判断越会受到影响,这要求我们适当评估期限,充分利用好期限内的时间和期限截止的爆发点。如果事情中等难度,我们可以尝试将期限提前一些,提前将动力释放出来,不慌不忙的解决期限带来的焦虑。如果事情简单,我们立即行动,在确定期限之前,分分钟解决工作任务。

在工作的时候,按照事情的难易程度聪明地使用期限,充分利用期限带来的爆发作用,并在规定期限前给自己安排一个提前的时间结点,对工作结果来说大有裨益。这样你展现的是一个总是按时完成,超强执行力的自己,领导忍不住会对你大加赞赏。

“最后期限”是一个爆发点,是时间管理中的突破点,适当的使用突破点,为时间管理锦上添花,值得试试看。

我还没做到,我见到有人做到,我认为很多人都想做到。

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