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如何才能做到有钱又有闲?投资呗!
时间:2015-07-01   点击量:

Joe前几天po了一篇「所以..真的是我太不同了吗?」让我回想起自己一路走来对于「个人管理」这件事还真投入了不少心力。我记得小学一二年级的时候,老爸就带着我和读幼稚园的弟弟,去当时算高级的金石堂书店的文具部,一人买了一本进口的笔记本,用来记录每天背下的诗词(老爸是国文老师),还有记录收了哪些叔叔阿姨的礼物,压岁钱等等。小时候傻傻的,大人怎么说我就怎么做,但或许就是这样,也养成了这种记录整理的习惯。

国高中的时期,开始注意并使用万用手札这种东西。上了大学,Palm出了第一代的PDA,我立刻买来使用。在国外读书工作的时期,我用了一套叫做Quicken的软体来管理财务。近年来,我则是以个人笔记搭配Google的云端服务作为主要的管理工具。

如果把个人管理分为时间和财务两大块,光是时间管理的部份,可用的工具就数百种,老实说,这几年下来,我有时也怀疑到底这些工具能帮我们多少?会不会花在「运用工具」上的时间,比省下的时间还多?在专案管理的领域,我们常教导我们的客户,软体只是一项工具,重点是管理的核心精神。同样的,我也常问自己:「时间管理」背后的本质到底是什么?

我一直有种感觉,「时间」跟「金钱」是极度相似的东西,「时间就是金钱」这句话都听到烂了,但当我更深入地观察,我发现有钱的人,似乎时间也比一般人多!很多名人,可能是企业家,或是明星,平常要经营自己的事业,出席各种公开活动,同一时间居然还能出书,而且书是欧洲旅游的游记!这些人怎么「美金」多,「美国时间」也多。而我们一般朝九晚五的上班族,却「忙碌」到连帐单都没时间缴。这中间的自由度差距真的很大。

有钱人靠钱来滚钱(也就是投资),所以财富可以成倍数成长,这可以理解。但他们看似比一般人多的时间是怎么来的?除了跟浮士德一样和魔鬼做交易外,一定有种类似「时间投资」的技巧,让他们在同样的生命中,能完成更多有趣有价值的事情,甚至能「滚出」更多的自由时间。这样的概念在我脑中很久了,但一直到最近我看了Stephen R. Covey的「The 7 Habits of Highly Effective People」还有Joe推荐我看的本田直之所着「杠杆时间术」,我才对这隐晦的概念有比较深刻的了解。

先拿钱来做比方,假设你今天中了乐透2000万,而眼前只有两种选择,一个是买台蓝宝坚尼跑车,一个是买下一间黄金店面,今晚,你要选哪一道呢?如果有看过「富爸爸穷爸爸」这本书,根据「现金流」的观念是该选择后者。因为花同样的现金,后者可以出租,会产生现金流。至于买跑车,虽然在资产负债表上也是一样资产,但不会产生现金流入,反而会因折旧、保养、油料的因素造成现金流出(这刚好解释了不少人中乐透几年后又打回原形的原因)。

我们或许没有2000万在手,但不论贫富,每个人拥有的时间都是一样的,这是上天最公平的恩赐。所以时间运用的技巧是高还是低,唯一的差别就在于你把时间「押注」在哪里。以下这个「时间管理的四个象限」是Covey在书中提出的,Joe也曾在「管理艺术(四)之 主动发现、弭祸于无形之中」文章中提过。

根据Covey的说法,世上所有要花时间的事情,都可以归类为四个象限中的一个。越往上代表「重要性」越高。越往左代表「急迫性」越高。我把这图形称作「时间押注盘」。我们每天都获赠24个筹码(24小时),就看你要押哪里,押对了,手上筹码(=可支配时间)会累积得越来越多,押错了,不但得不到更多的自由时间,反而会欠下「时间债」,要用未来的筹码来还。

多数人的问题在于,不管有意无意,都会把大多数的时间押在左半部的I、III象限。第一象限是又紧急又重要的事情,像是危机处理,或是追赶期限等,简单地说就是「救火」。一天到晚救火的人,会产生一种「英雄式的光环」:像是华尔街的交易员一般,同时夹着好几支电话,一副大忙人的架势。但救火的原因其实是「失火」了,我会想问,这人为什么总是有那么多危机?第三象限是有时间性但其实不重要的事情,像电话铃声响起,例行会议等。我发现不少人在谈公事时,只要电话一响,他们完全不看来电显示就立刻接听。也就是说这些人无法忽视任何「迫切」的事情,尽管那只是一通推销电话。这些人向「急迫」性的I、III象限,源源不绝地推出了大量时间筹码,这是个无止尽的循环,永远处理急事,造成的结果就是越来越忙,而且每件都是更紧急的事!

要摆脱越来越忙的循环,唯有「咬牙」把时间押注在第二象限,也就是虽「不紧急」但「很重要」的事情。为什么说「咬牙」,因为当我们被急迫追赶时,很难挪出时间投资在这里!对,就是「投资」,第二象限是唯一会产生正向「时间流」的一区。进行事前准备、详尽规划、预防措施这些事情,虽然也很花时间,但它们会降低其他象限的比重,衍生出更多的可支配时间。就像投资理财一样,如果把手上的钱都投资在会产生现金流的标的,花在奢侈品的比重相对降低,自然就开始出现「钱滚钱」的效益。

达到时间自由的关键不是在「节省时间」,就像要达到财务自由,关键也不是在「省钱」,而是要把时间投在对的象限,产生更多的可支配时间。我归纳出三个作法,一是「筛选重组」、二是「系统化」、三是「委外」。

「筛选重组」就是尽量舍弃第四象限(不急迫且不重要)的事情,且把第三象限(急迫但不重要)的事情集中处理。这需要一点自制力和规划力。比方说,将每天回覆Email的时间固定,中午一次、傍晚一次,而每天也隔出一段时间,留给第二象限(不急但重要),此时不接任何电话或参与会议。听起来好像大老板才有权力这样做,但其实不然。平常早到公司一小时,就可以有段不被打扰的时间。另外,如果可以,特定时段让手机静音,或至少把Email即时提醒功能关掉,也是一种方式。

「系统化」就是建立一套机制,让重复性的工作可以快速完成。Joe之前提过他因为「懒」,所以凡事都追求快速简洁。我的个性则是容易「厌烦」,很容易因为重复性的事情感到无聊。以前担任结构工程师时,我发现不管桥梁还是楼房,都会遇到计算方法相同的组件,等于每次接到一个设计案,其中都有一部分工作是重复的。我于是自作主张,将这些重复的计算写成标准程式,以后碰到只要直接套用即可!一开始的确花很多时间,但这样的系统完成后,后面的工作却可以飞快地完成,错误明显降低,更重要的是其他同事都可以使用,顺便把我的「无聊病」也治好了。

同样的概念,我也应用在后来的顾问工作,我把常用的投影片分门别类合成一个大档案,以后针对不同的需要,我只要开启这的「资源库」,这一组抽两张,下一组抽三张,就拼成了一个新的简报档。系统化的概念跟传统「节省时间」的想法正好相反,反而一开始要多花时间,但这就像一种投资,会让你在未来生出更多的自由时间来做更有意义的事。人类的历史就是因为发展出农牧业(系统化生产粮食),才让大家有更多时间从事多样的发展,造就出今日的文明。

「委外」指的就是把事情交给别人处理,让自己有更多的时间专注在重要的事。要做到这点,有两个最大的阻碍,一是「不想花钱」,二是「没安全感」。

有句话说:「富人用钱来买时间、穷人用时间来换钱」,我常拿这句话来警惕自己。我们的上一代生活拮据,会为了省一段公车钱,多花几十分钟走路或转车,主要因为钱很少,但时间很多。不过我相信会上网看本篇文章的人,应该不致于贫困至此。虽然这样说可能会伤到不少人,但我觉得,如果靠为了凑满工作时数,来换取固定薪资的生活方式,要达到财务和时间的双重自由是非常困难的。有钱人越来越多,中产阶级薪资却日益缩水的趋势,不只发生在台湾,而是全球现象。

我渐渐学会思考自己的价值何在,进而把大量时间投注其上。举例来说,家里水管坏了,即使我有能力修,我也宁愿花钱交给专业人士处理。多出来的时间就算能多读半本好书,写篇短文,对我来说更有价值。当然,把DIY当做个人休闲兴趣又是另一回事了。

我想多数人都同意,一个高效率的主管,是能带出一整个高效率的团队,而不是靠自己疯狂加班以一挡百。因为一个人再怎么拼命,也不可能完成一整个团队的工作量,就算他脑袋行,肝脏也不会支撑太久。但实在有不少人(多半属于「牛人」一族)事必躬亲,不放心把事情交给别人,要不就是怕别人做不好,要不就是怕自己重要性降低,总之就是欠缺踏实的「安全感」。以我自己来说,这几年工作和创业的经验让我发现自己要学的东西还真不少,翻开我的「待学科目」清单,光这两年就包含了资料库分析、网页设计、平面设计、行销管理、管理会计、总体经济、日文……族繁不及备载。但我现在有了全新的想法:个人的时间精力有限,与其于什么都自己来,还不如花时间找到对的人来执行,并且学习如何管理成果,这样才能让时间发挥杠杆的效果。

文章开头我们提到了各式各样时间管理的工具,加上年底书店纷纷推出了下年度的个人手札、年历等,让我有感而发,整理了多年来我对时间管理的心得。我认为应该先建立起对时间管理的大策略与大方向,才能正确有效掌握这些工具,甚至有能力开发出属于自己的工具。

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